Tener una factura no necesariamente basta para demostrar que una operación ocurrió. Cuando una empresa pretende dar efectos fiscales a una operación, la documentación debe ser consistente con lo que realmente sucedió: quién prestó el servicio o entregó el bien, cómo se ejecutó, qué recursos existían y cómo quedó registrado.
Este punto cobra especial relevancia frente al artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación (CFF). El SAT puede presumir la inexistencia de operaciones cuando detecta que quien emitió los comprobantes no cuenta con activos, personal, infraestructura o capacidad material para prestar los servicios o producir, comercializar o entregar los bienes que amparan dichos comprobantes; también contempla el supuesto de contribuyentes no localizados.
Por eso, para empresas con operaciones relevantes, múltiples proveedores o estructuras corporativas complejas, la pregunta no debería ser únicamente “¿tenemos el CFDI?”, sino:
“¿Podríamos demostrar documentalmente que esta operación realmente ocurrió?”
¿Qué es la materialidad fiscal?
En la práctica fiscal, hablar de materialidad implica poder acreditar la existencia y efectiva realización de las operaciones que producen consecuencias fiscales.
Un CFDI constituye una pieza importante de esa documentación, pero no debe confundirse la existencia del comprobante con la acreditación integral de los hechos que le dieron origen.
De hecho, el propio artículo 69-B parte precisamente de esa distinción: pueden existir comprobantes fiscales y, aun así, la autoridad presumir que las operaciones amparadas por ellos son inexistentes cuando identifica determinadas circunstancias respecto del emisor.
El SAT también mantiene públicamente relaciones de contribuyentes vinculados con operaciones presuntamente inexistentes y de aquellos respecto de los cuales se determinó definitivamente dicha situación.
Entonces, ¿qué debería poder acreditar una empresa?
No existe un expediente idéntico para todas las operaciones. La evidencia necesaria depende de su naturaleza: no se documenta igual una consultoría que la compra de maquinaria, una obra, un servicio logístico o el desarrollo de software.
Sin embargo, una empresa debería procurar que su documentación permita reconstruir de manera coherente qué se contrató, quién intervino, cómo se ejecutó, cuándo ocurrió y qué evidencia dejó la operación.
1. La relación contractual
El contrato, orden de compra, propuesta aceptada o documento correspondiente debería guardar relación con la operación efectivamente realizada.
Conviene conservar, según el caso:
- contratos y convenios;
- cotizaciones y propuestas;
- órdenes de compra;
- anexos y alcances;
- modificaciones;
- información de las partes involucradas.
El objetivo no es acumular documentos por acumularlos, sino poder demostrar cuál fue el origen y alcance de la relación comercial.
2. La capacidad del proveedor
Este elemento resulta particularmente relevante por lo establecido en el artículo 69-B.
Si una empresa contrata determinado servicio, debe existir congruencia entre lo facturado y la capacidad que tenía el proveedor para realizarlo.
El CFF se refiere expresamente a elementos como activos, personal, infraestructura y capacidad material directa o indirecta.
Por ejemplo, ante un servicio especializado de gran magnitud podrían resultar relevantes elementos que permitan conocer quién realizó los trabajos, qué recursos se utilizaron, dónde se ejecutaron y cómo se desarrollaron.
La profundidad de esa evidencia dependerá de las características y riesgos de cada operación.
3. La ejecución real del servicio o entrega del bien
Aquí suele encontrarse una parte importante del soporte documental.
Dependiendo de la operación, pueden existir:
Servicios profesionales: entregables, reportes, presentaciones, diagnósticos, minutas, correos de seguimiento o evidencia de reuniones.
Compra de mercancías: órdenes de compra, entradas de almacén, inventarios, documentos de transporte, recepción y evidencia de entrega.
Obras o proyectos: estimaciones, avances, bitácoras, fotografías, planos, reportes de supervisión y actas de entrega.
Servicios tecnológicos: accesos, reportes, archivos desarrollados, tickets, registros de implementación, documentación técnica o evidencia de funcionamiento.
Lo importante es que exista una trazabilidad lógica entre contratación, ejecución, facturación, pago y resultado.
4. CFDI y descripción de la operación
Los comprobantes fiscales deben cumplir los requisitos correspondientes del CFF.
Entre ellos se encuentran información del emisor y receptor, fecha y lugar de expedición, así como la cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o uso o goce que amparen. SAT
Por ello, resulta conveniente revisar que lo expresado en el CFDI sea congruente con contratos, entregables, registros contables y demás evidencia disponible.
5. Pagos y registros contables
La operación también debe guardar congruencia con la contabilidad de la empresa.
El Reglamento del CFF establece que los registros contables deben permitir identificar cada operación y relacionarla con sus comprobantes o documentación comprobatoria, incluyendo elementos como forma de pago, descripción, fecha y características de la operación.
Asimismo, las disposiciones sobre contabilidad electrónica contemplan la identificación de los folios fiscales dentro de las pólizas y el detalle necesario para relacionar las operaciones con terceros.
En otras palabras, contrato, CFDI, pago, contabilidad y evidencia de ejecución deberían contar la misma historia.
El riesgo de confiar únicamente en el CFDI
Imaginemos que una empresa recibe un CFDI por:
“Servicios de consultoría — $850,000 MXN”.
Existe factura y existe transferencia bancaria.
Pero ante una revisión surgen preguntas:
¿Qué servicio se prestó exactamente?
¿Quién lo realizó?
¿Durante cuánto tiempo?
¿Qué entregables produjo?
¿Qué personal participó?
¿Qué recibió la empresa a cambio de los $850,000?
¿Qué evidencia existe de la ejecución?
Si la organización únicamente conserva el CFDI y el comprobante de pago, reconstruir posteriormente todo el contexto de la operación puede resultar mucho más complejo.
La prevención consiste precisamente en generar y conservar la evidencia mientras las operaciones están ocurriendo, no comenzar a buscarla cuando llega un requerimiento.
Especial atención a proveedores relacionados con el artículo 69-B
Las empresas deberían incorporar dentro de sus controles fiscales la revisión periódica de proveedores.
El SAT permite consultar públicamente tanto contribuyentes con operaciones presuntamente inexistentes como aquellos incluidos definitivamente en los listados correspondientes al artículo 69-B.
Esto importa también para quien recibió los comprobantes.
El propio CFF contempla consecuencias cuando se utilizan para efectos fiscales comprobantes expedidos por terceros incluidos definitivamente en el supuesto del artículo 69-B sin que el receptor haya demostrado la materialización de las operaciones dentro del plazo legal correspondiente, salvo que corrija su situación fiscal.
Por eso, revisar proveedores únicamente cuando existe una auditoría puede ser demasiado tarde.
Un expediente de materialidad debería construirse desde la operación
Para empresas medianas y grandes, una práctica recomendable es establecer expedientes documentales por proveedor, contrato, proyecto u operación relevante.
Una estructura básica podría integrar:
Contratación → ejecución → evidencia → CFDI → pago → registro contable → resultado.
No significa que cada operación necesite decenas de documentos. Significa que la evidencia debe ser proporcional, auténtica, congruente y suficiente para explicar lo que realmente ocurrió.
Una operación de $10,000 pesos no necesariamente requiere el mismo nivel documental que una consultoría de varios millones, una reestructura corporativa o un proyecto ejecutado durante doce meses.
Materialidad no es acumular documentos
Uno de los errores más frecuentes es convertir la prevención fiscal en una lista mecánica de archivos.
Tener contrato, factura y transferencia no sirve de mucho si los documentos se contradicen entre sí o no permiten entender cómo se ejecutó la operación.
Una política adecuada de materialidad debería buscar tres cosas:
Coherencia. Que CFDI, contrato, pago, contabilidad y entregables correspondan a la misma operación.
Trazabilidad. Que pueda reconstruirse el proceso desde la contratación hasta el resultado obtenido.
Evidencia contemporánea. Que la documentación se genere durante la operación y no tenga que reconstruirse años después.
¿Tu empresa podría acreditar hoy sus operaciones relevantes?
Esta es la pregunta importante.
Si mañana la autoridad solicita información sobre uno de tus principales proveedores, ¿tu equipo podría integrar rápidamente el expediente que demuestra qué se contrató, cómo se realizó, quién participó, cuánto se pagó y qué recibió la empresa?
Si la respuesta depende de buscar correos antiguos, localizar exempleados o pedirle al proveedor que reconstruya documentación, existe una señal de alerta.
La materialidad debería formar parte del control fiscal preventivo de la empresa, especialmente cuando existen operaciones de alto valor, servicios especializados, múltiples proveedores o estructuras corporativas complejas.
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Este contenido tiene fines informativos y no constituye una opinión fiscal o jurídica aplicable a un caso particular.